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3 preguntas estratégicas antes de implementar HubSpot
Uno de los errores más habituales en la adopción de HubSpot es empezar a configurar el CRM antes de haber respondido a tres preguntas fundamentales sobre tu empresa.
1. ¿Cuál es el motivo principal de la implementación?
No es lo mismo implementar HubSpot para escalar un equipo comercial que para ordenar años de datos dispersos en hojas de cálculo y correos. Cada objetivo lleva a decisiones de configuración distintas y, aunque son complementarias, en función de ello se definirán aspectos como el diseño de los pipelines o las automatizaciones que tendrán prioridad.
Empezar con HubSpot sin tener las necesidades claras es la forma más rápida de acabar con un CRM que hace de todo un poco, pero que no resuelve nada concreto.
2. ¿En qué estado están nuestros procesos actuales?
Esta es, en nuestra experiencia, la pregunta que más dispersa el comienzo de la implementación de HubSpot.
Es tentador pasar directamente a la configuración sin analizar cómo funciona actualmente la empresa. Pero, antes de eso, es importante ver qué herramientas conviven en el día a día y qué procesos tienen interiorizados los equipos. También conviene analizar si estos siguen funcionando o si hay que repensarlos para que la empresa siga evolucionando.
Este diagnóstico previo es el que determina cuánto trabajo va a suponer la implementación de HubSpot y el que evita sorpresas a mitad del proyecto, cuando corregir el rumbo ya es más complicado.
Una vez identificados y revisados los procesos internos actuales, la adopción del CRM será mucho más sencilla.
3. ¿Tenemos clara la arquitectura de datos que queremos usar?
La ventaja de HubSpot es que es una herramienta muy personalizable y se puede adaptar mucho a cualquier estrategia de negocio. Pero esa misma flexibilidad es un arma de doble filo si no se decide de antemano cómo se van a estructurar los datos.
Antes de configurar nada, conviene definir qué propiedades personalizadas necesita realmente la empresa, cómo se va a reflejar el ciclo de vida del cliente y cómo se relacionarán entre sí Contactos, Empresas y Deals en HubSpot. Esto será diferente en función del modelo de negocio de cada empresa.
Los cimientos para implentar HubSpot con éxito
Decidir qué datos merece la pena migrar
No todo lo que hay en el sistema anterior debe pasar a HubSpot tal cual. Antes de migrar conviene depurar duplicados, decidir qué propiedades personalizadas se van a necesitar realmente y definir qué histórico aporta valor de negocio frente a lo que solo ocupa espacio.
Migrar sin este filtro solo traslada el desorden y complica el reporting, ya que los datos limpios se terminan mezclando con los heredados sin ningún criterio previamente definido.
Diseñar un pipeline pensando en el negocio de dentro de 12 meses
Esto significa que, además de definir las etapas del pipeline según los hitos reales de decisión del cliente, también es importante revisar que los procesos actuales seguirán funcionando en el largo plazo.
Otra tarea imprescindible es establecer qué mueve un Negocio de una etapa a otra y dejar preparadas las automatizaciones que van a ayudar cuando crezca el volumen de clientes. Por ejemplo, la asignación automática de leads o la creación de notificaciones cuando un Deal cambie de etapa en el buyer’s journey.
Un pipeline bien diseñado desde el inicio evita tener que rehacerlo (con la pérdida de histórico e informes que eso implica) seis meses después.
Integrar HubSpot con herramientas que ya usa la empresa
HubSpot rinde mucho más cuando se conecta con el resto del stack tecnológico (ERP, facturación, atención al cliente) de la empresa. Es habitual, por ejemplo, conectar HubSpot con herramientas de gestión como Holded para que la información comercial y la contable no vivan en mundos separados. También se conecta con PrestaShop, con Aircall e incluso con pasarelas de pago como Redsys para automatizar el seguimiento de cobros dentro del propio CRM.
Esto, además de garantizar la centralización de datos en el CRM, te permite alinear el trabajo de todos los departamentos de la empresa eliminando cualquier silo de información. Así, facilitas tanto la escalabilidad de HubSpot como la de la empresa.
Realizar un onboarding estructurado para formar a los equipos
Para llevar a cabo una buena implementación de HubSpot, no basta con realizar una única sesión de presentación de la herramienta. Es importante plantear un onboarding estructurado, es decir, un acompañamiento durante las primeras semanas que no se base únicamente en el traspaso de datos.
Un buen onboarding de HubSpot comienza con la configuración de aspectos básicos, como el correo o las propiedades, pero también incluye formación diferenciada por equipos. Lo que necesita aprender un comercial no es lo mismo que necesita alguien en marketing o el equipo de atención al cliente.
Es en ese periodo cuando se detectan la mayoría de dudas y resistencias, y donde un onboarding bien hecho marca la diferencia entre un equipo que adopta bien la herramienta y otro que la empieza a usar por imposición a trompicones.
Qué esperar de HubSpot en los primeros 90 días
Mes 1: auditoría y alineación
El primer mes es la línea de salida: la definición del por qué del proyecto, la revisión de datos y procesos actuales, y las primeras conversaciones con el equipo para acordar criterios comunes. Es el mes en el que menos retorno visible se obtiene, pero es el que determina que la implementación avance sin fricciones.
Mes 2: migración y configuración
El segundo mes es crítico para que todo funcione desde el principio. Como en los primeros minutos de una carrera, es el momento de marcar el ritmo de forma controlada. Se traslada lo que realmente aporta valor, se configuran pipelines y automatizaciones, y se conectan las integraciones clave con el resto del stack tecnológico. Es la fase más técnica, pero se construye sobre las decisiones tomadas en el primer mes, y ya va todo más rodado.
Mes 3: onboarding y primeros resultados
En el tercer mes constituye el sprint final. El equipo empieza a usar la herramienta en su día a día, con formación diferenciada por rol y con un acompañamiento estructurado para garantizar una adopción exitosa del CRM. Es también cuando empiezan a verse los primeros datos reales: cuántos leads entran, cómo avanzan los Negocios, qué automatizaciones están funcionando… y es el momento de ajustar lo que sea necesario para optimizar su funcionamiento en el futuro.
La preparación es la base para el crecimiento, también en HubSpot
Implementar HubSpot con éxito no depende solo de la plataforma en sí misma, depende de la preparación previa, es decir, de tener claro por qué necesitamos HubSpot, de auditar procesos y datos antes de migrarlos al nuevo sistema, de diseñar pensando en el negocio de dentro de un año y de acompañar al equipo en la adopción del CRM.
Con eso resuelto y con un buen partner que guíe el proceso, HubSpot se convertirá en el sistema que sostendrá el crecimiento de tu empresa.
Si estás evaluando el impacto y la viabilidad de HubSpot en tu empresa, puedes agendar una sesión con uno de nuestros expertos en transformación digital para analizar tu caso particular.
